Какая касса нужна для интернет-магазина

С 1-го июля 2017 года вступили в силу поправки к 54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники. Все предприниматели и организации, осуществляющие торговлю, включая дистанционную, должны были и раньше применять кассы для интернет-магазинов при осуществлении расчетов, однако, в новой редакции закона предусмотрели ответственность за невыполнение требований.

Какая касса нужна для интернет-магазина с точки зрения нового закона?

Главный фактор выбора использования того или иного кассового оборудования – это его соответствие законодательству. Онлайн касса и фискальный накопитель должны быть включены в реестр ККТ и ФН (согласно ст. 3 – 54 ФЗ). Т.е. выбирать новую кассу для своего интернет-магазина нужно именно из этого реестра, а не из широкого каталога продукции, который предлагают ритейлеры кассовой техники.
Далее выбор ККТ законодательно сужается в зависимости от использования кассы.

Согласно п. 1 ст.4 – 54 ФЗ:
ККТ должны иметь внутри корпуса устройство для печати фискальных документов. При этом в контрольно-кассовой технике, применяемой в составе автоматического устройства для расчетов, устройство для печати фискальных документов может находиться вне корпуса контрольно-кассовой техники в пределах корпуса автоматического устройства для расчетов, а при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа в сети “Интернет” устройство для печати фискальных документов может отсутствовать или находиться вне корпуса контрольно-кассовой техники в пределах корпуса автоматического устройства для расчетов;

Следует пояснить, что под автоматическим устройством здесь подразумеваются терминалы приема платежей, поэтому вряд ли это ваш случай. А вот что печатающее устройство может находиться вне корпуса довольно интересный момент. В виду относительно несложной конструкции самого кассового аппарата, львиную часть его стоимости берет на себя именно печатающее устройство и программное обеспечение. И если печатающего устройства не будет, то себестоимость такой ККТ существенно снижается, как минимум, вдвое. Но обольщаться не стоит, производители ККТ крайне неохотно продают такие новые кассы для интернет-магазинов в розницу, гораздо выгоднее их сдавать в аренду.

Минус еще в том, что если вы хотите использовать ККТ так же для офлайн расчетов (когда клиент пришел к вам лично и вы его рассчитали), то печатающее устройство все же должно быть в корпусе ККТ (несмотря на п.2 стати 1.2, в которой говорится, что можно обойтись электронным чеком, если покупатель сообщил свой e-mail или телефон до осуществления расчета).

Де юре, если вы хотите использовать новую кассу и для расчетов через интернет-магазин и для расчетов по месту, то печатающее устройство должно быть в корпусе (во всяком случае, на момент выхода статьи). При регистрации кассы в налоговых органах необходимо указывать, будет ли новая касса использоваться только при расчетах через интернет-магазин (согласно п. 2 статьи 4.2), поэтому при выездной проверке у ФНС будут основания наложить штраф, если ваша ККТ используется не по назначению.

Какая касса самая удобная для интернет-магазина?

Если вам нужно бить чеки только с интернет-магазина, то самым удобным будет сервис аренды онлайн касс.  Вам не нужно покупать новую кассу, вы платите только за фискальный накопитель, который обычно предоставляет сам сервис. Как правило, у всех подобных сервисов есть инструменты API, по которым ваши программисты без труда подключат ваш интернет-магазин, а консультанты сервиса помогут с регистрацией кассовой техники в кабинете налоговой и оператора фискальных данных. Транзакции с вашего интернет-магазина попадают на веб-сервер, который распределяет ваши платежные данные между арендованными кассами в зависимости от нагрузки. В личном кабинете вы увидите все поступившие транзакции в разрезе интернет-магазинов, если у вас их несколько. АйТи касса предоставляет такую услугу.

Однако, ситуация меняется, если вам необходимо не только «бить чеки» с интернет-магазина, но и формировать их вручную, когда клиент пришел к вам в офис или на склад.

Если клиент попросит печатный вид чека, то вы обязаны будете его предоставить. В этом случае целесообразнее приобрести кассу в собственность и подключить ее к одному из сервисов трансляции транзакций с вашего интернет-магазина на новую кассу. Кроме этого, вам потребуется программа ручного формирования чеков, чтобы отправить платежные данные на кассу, т.к. фискальные регистраторы в большинстве своем не имеют устройства ввода (или имеют неудобные, без возможности выбора товара с ценой из каталога). И здесь очень удобно, если подобный сервис совмещает в себе и прием данных с интернет-магазина и формирование чека из каталога товаров. «АйТи касса» касса как раз является новым сервисом «все в одном».

Самая дешевая касса для интернет-магазина

Самым выгодным вариантом будет покупка фискального регистратора и подключение к компьютеру, на котором будет установлено программное обеспечение, принимающее транзакции с интернет-магазина. Но в этом случае уже вы несете ответственность за техническое состояние кассового аппарата, бесперебойное электропитание и устойчивый канал доступа в интернет. Кассы могу выходить из строя по причине системного сбоя, потери связи с программным обеспечением, ошибок драйвера, окончании чековой ленты и др. При выборе того или иного устройства или сервиса следует учитывать, сможете вы самостоятельно обслуживать кассу, и как далеко от вас находится ЦТО (центр технического обслуживания касс), которое, в случае поломки, сможет оперативно взять вашу кассу в ремонт.

Не стоит руководствоваться только экономией при выборе данного варианта, лучше проконсультируйтесь со специалистом, какая касса вам лучше подойдет и какое программное обеспечение способно удовлетворить потребности вашего бизнеса.

В тарифной сетке «АйТи кассы» предусмотрены  новые тарифы и дополнительный услуги под любой случай, а также есть возможность рассчитать индивидуальный тариф, если у вас несколько интернет-магазинов на одну кассу или несколько касс на один интернет-магазин.

С точки зрения надежности

Если вы выбрали сервис аренда кассовой техники, то это самый правильный подход с точки зрения надежности. Новые кассы будут размещены в специализированных дата-центрах с бесперебойным питанием с несколькими источниками, а также резервными каналами доступа в интернет. В офисных условиях довольно часто возникают с этим проблемы, и чеки могут не дойти до кассы, если она выключена или у нее проблемы с доступом в интернет. Существует также вероятность, что чек застрянет на самой кассе, так и не передавшись в ОФД из-за системного или аппаратного сбоя. Производители постоянно модернизируют свои устройства, чтобы закрыть ту или иную проблему. Поэтому, потребуется периодически обновлять драйвера и встроенное программное обеспечение (а иногда проводить довольно сложную процедуру обновления прошивки).

За онлайн кассой нужен присмотр. В дата-центрах за кассами следит сервисный инженер, используя программы онлайн-мониторинга состояния касс. В случае поломки, он оперативно произведет ремонт или замену. Если вы приобрели новую кассу для интернет-магазина в собственность, и она внезапно вышла из строя, то вам потребуется везти кассу в ЦТО. В это время вам потребуется заполнять бланки строгой отчетности, пока касса снова не заработает.

Также следует периодически проводить сверку оплаченных товаров в платежной системе и переданных кассой фискальных документов в кабинете ОФД. В случае если будет расхождение, то необходимо вовремя проводить коррекцию или возврат прихода, потому как штрафы за «непробитые чеки» от налоговых органов приличные. Вот так выглядит таблица принятых транзакций и сформированных по ним чеков в системе «АйТи касса».

В данной таблице удобно проводить сверку бухгалтерам, т.к. в ней видно номер транзакции, который присвоила платежная система, номенклатуру вашего интернет-магазина (артикул товара), номер нового чека и фискальный признак документа (который присваивает касса и передает в ОФД).

Если есть собственная служба доставки товара

Если вы доставляете товары собственной курьерской службой, то вы будете обязаны предоставить бумажный чек покупателю по его просьбе.

И здесь два выхода:

– пробить чек и отдать курьеру до его отъезда на место доставки (что нарушает законодательство, т.к. чек должен быть выдан в момент взаиморасчета);

– приобрести для курьера отдельную кассу.

Если покупатель согласен получить чек на электронную почту или телефон, то по закону, передача бумажного чека не требуется. Однако, если клиент попросит бумажный чек в момент расчета, то ваш курьер обязан будет его выдать.

Если вы пользуетесь сторонней курьерской службой, все зависит от ваших договоренностей с контрагентом. Некоторые курьерские службы берут обязанность формирования чеков на себя, становясь платежным агентом. Их деятельность регулирует закон от 3 июня 2009 года N 103-ФЗ “О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами”, но услуги такого сервиса стоят не дешево.

Вы можете узнать, когда требуется применение ККТ, в статье «Нужна ли онлайн касса?», когда необходимо выдавать чек на бумажном носителе, а когда в электронной форме в нашей статье «Требования к ЧЕКУ».

Вывод

Если вы принимаете оплату исключительно с интернет-магазина, то вам проще, удобнее и надежнее воспользоваться услугой аренды кассовой техники.

Если же вам необходимо осуществлять взаиморасчеты на точках продаж, и вы хотите обойтись одной кассой для интернет-магазина и точки продаж, то целесообразно купить кассу в собственность и установить у себя.

Плата за подключение к сервису для обработки транзакций с вашего интернет-магазина, в этом варианте, будет минимальна (бесплатного софта на рынке нет, он либо интегрирован в системы складского учета, либо в платежные системы, либо вынесен отдельным приложением).